Zásady ochrany osobních údajů aplikace AGRICO

Správcem osobních údajů v interní aplikaci AGRICO pro příjem a výdej zeleniny je AGRICO Bohemia s.r.o., IČO 26021609, se sídlem Nerudova 3078, 390 02 Tábor, Česká republika, zapsaná u Krajského soudu v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 9505.

Dotazy a žádosti týkající se osobních údajů zasílejte na agrico@agricobohemia.cz s předmětem „Osobní údaje – aplikace AGRICO“ nebo na adresu sídla společnosti.

Aplikace podporuje evidenci příjmů a výdejů zboží, objednávek, šarží, dodacích listů, dopravy, reklamací a podkladů k fakturaci. Propojení s Gmailem umožňuje načítat obchodní e-maily a přílohy, převádět jejich obsah do pracovních přehledů a zpracovávat objednávky podle nastavených pravidel.

Aplikace slouží výhradně pro interní potřeby společnosti. Údaje v ní nejsou veřejně přístupné a aplikace není určena pro veřejnou registraci.

Zpracováváme údaje vložené oprávněnými uživateli a údaje z připojené pracovní schránky: jména, pracovní kontakty, údaje obchodních partnerů, doručovací údaje, obsah obchodní komunikace a dokumentů. Při připojení Gmailu aplikace může číst adresu účtu, odesílatele a další hlavičky zpráv, předměty, časy doručení, identifikátory, text zpráv a přílohy. Rozsah se řídí zapnutými funkcemi; může zahrnovat také starší zprávy.

Ukládají se rovněž navazující obchodní záznamy, historie změn a technické údaje potřebné pro bezpečnost a diagnostiku. Přístupové tokeny slouží k autorizovanému načítání. Heslo ke Google účtu aplikaci nesdělujete.

Údaje využíváme k vyřízení obchodních požadavků, organizaci dodávek, vedení evidence a ochraně systému. Podle konkrétního vztahu je základem plnění smlouvy nebo jednání o ní, splnění právních povinností, anebo oprávněný zájem na správě obchodních vztahů, zabezpečení a ochraně práv. U kontaktních osob obchodních partnerů zpravidla vycházíme z oprávněného zájmu, nikoli z tvrzení, že jsou samy smluvní stranou.

Povolení přístupu přes Google je technickým oprávněním k propojení schránky; nenahrazuje právní základ pro zpracování údajů dalších osob obsažených ve zprávách.

Připojení schránky provádí oprávněný správce přes přihlášení a souhlas Google. Aplikace požaduje oprávnění Gmail pouze pro čtení (gmail.readonly). Toto oprávnění neumožňuje odesílat, měnit ani mazat zprávy v Gmailu.

Automatické zpracování může třídit přílohy, rozpoznávat údaje a vytvářet navazující provozní dokumenty. Nejasné nebo chybné podklady mohou vyžadovat kontrolu obsluhy. Je-li zapnuto rozpoznávání dokumentů přes Google Cloud Vision, předávají se této službě zpracovávané obrázky za účelem přečtení textu. Výsledky se používají pro funkce aplikace.

Přístup mají pověřené osoby podle svých pracovních oprávnění a nezbytní poskytovatelé hostingu, úložiště a technických služeb. Vybrané obchodní údaje mohou být součástí dokumentů předávaných příslušnému dodavateli, odběrateli či dopravci; celá schránka se jim nezpřístupňuje.

Aplikace je provozována v prostředí ChatGPT Sites a na infrastruktuře Cloudflare, které zajišťují její provoz, databázi a ukládání příloh. Pracovní schránka je připojena prostřednictvím Google Gmail API. Při zapnuté funkci rozpoznávání textu může být využita služba Google Cloud Vision.

Provoz aplikace zajišťují OpenAI (prostředí ChatGPT Sites) a Cloudflare; pracovní e-mailovou schránku poskytuje Google a rozpoznávání textu případně služba Google Cloud Vision. V podmínkách poskytovatelů pro Evropský hospodářský prostor figurují OpenAI Ireland Ltd., Cloudflare, Inc. a pro služby Google Cloud a Google Workspace zpravidla Google Cloud EMEA Limited. Role poskytovatele se řídí smlouvou pro konkrétní službu; u spotřebitelských služeb může poskytovatel vystupovat jako samostatný správce.

Zpracování není omezeno na Českou republiku ani Evropskou unii a může zahrnovat také USA a další země. Pro předávání údajů mimo EHP uvádějí podmínky poskytovatelů rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky (SCC), případně EU–US Data Privacy Framework. Informace o zárukách si můžete vyžádat na agrico@agricobohemia.cz.

Údaje získané přes Google API neprodáváme, nepoužíváme pro reklamu ani k trénování obecných modelů umělé inteligence. Jejich používání a předávání omezujeme na popsané funkce a případy dovolené pravidly Google. Používání údajů získaných prostřednictvím Google Workspace API podléhá Google Workspace API User Data and Developer Policy včetně požadavků Limited Use:

https://developers.google.com/workspace/workspace-api-user-data-developer-policy

Aplikace používá řízení přístupu a zabezpečenou komunikaci HTTPS. Uložené obnovovací tokeny pro Gmail a připojovací tajné údaje jsou v aplikaci šifrovány. Přístup k administraci připojení je omezen na oprávněného správce. Bezpečnost závisí také na ochraně uživatelských účtů a zařízení.

Údaje uchováváme po dobu potřebnou k uvedeným účelům, ke splnění příslušných archivačních povinností a k ochraně práv. Doba se liší podle druhu záznamu; ne každá načtená zpráva je účetním dokladem.

Nepotřebné a duplicitní importy odstraňujeme do 90 dnů od jejich vyhodnocení. Běžnou obchodní komunikaci uchováváme 3 roky od uzavření zakázky; déle jen tehdy, je-li to nutné pro konkrétní reklamaci, spor nebo splnění zákonné povinnosti. Tyto lhůty jsou v aplikaci prováděny automaticky.

Účetní doklady a účetní knihy uchováváme 5 let, účetní závěrky a výroční zprávy 10 let od konce příslušného účetního období (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví). Doklady pro účely DPH uchováváme 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). Při souběhu povinností se použije delší lhůta a zohledňují se výjimky podle § 32 zákona o účetnictví. Jednotlivé doklady zařazujeme podle jejich účetní a daňové povahy.

Databáze aplikace, přílohy a zdrojový kód se denně zálohují v šifrované podobě na vyhrazené firemní zařízení; heslo pro obnovu zálohy se nepředává serveru aplikace. Kopie záloh starší 30 dnů se odstraňují až po úspěšném vytvoření a ověření nové zálohy. Při vypnutí zařízení, výpadku sítě nebo chybě zálohování mohou starší kopie zůstat uchovány déle.

Zálohy vytvářené poskytovateli hostingu se řídí jejich podmínkami; uvedený 30denní režim firemního zařízení se na ně nevztahuje.

Požadavek na odstranění importovaných údajů lze zaslat na výše uvedený kontakt. Před vyřízením můžeme přiměřeně ověřit totožnost žadatele. Pokud určitá data musíme uchovat, vysvětlíme důvod a rozsah dalšího uchování.

Správce může schránku odpojit ve Správě aplikace. Oprávnění lze také odebrat v Google účtu na https://myaccount.google.com/connections. Odpojení zastaví další načítání, avšak automaticky nemaže již importované zprávy, přílohy, navazující doklady ani zálohy. O jejich odstranění požádejte samostatně.

Odstranění kopie zprávy v aplikaci nemaže původní e-mail v Gmailu.

Za podmínek platných předpisů můžete požadovat přístup k osobním údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Je-li konkrétní zpracování založeno na souhlasu, můžete jej odvolat. Máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů: https://uoou.gov.cz.

Aktuální znění zveřejňujeme na této stránce. Při podstatné změně používání údajů upravíme také informace v aplikaci a podle potřeby vyžádáme nové oprávnění.